Vad är egentligen skillanden? Och varför är det så viktigt att hålla koll på begreppen?
Som inköpare av byråtjänster är det viktigt att hålla koll på begreppen. Två begrepp som ofta skapar förvirring är kommunikationsstrategi och kommunikationsplan. Även om de två begreppen är närbesläktade fyller de olika funktioner och det är viktigt att förstå skillnaderna för att du ska kunna skapa effektiv kommunikation. En kommunikationsstrategi och en kommunikationsplan är helt enkelt två olika verktyg i din verktygslåda.
Enkelt uttryckt kan man säga att strategin är övergripande medan planen är konkret. Strategin besvarar frågorna ”varför” och ”vad”, medan planen anger ”hur”. Ska man hårdra det kan man också säga att en kommunikationsplan inte kan existera utan en kommunikationsstrategi. Att skapa kommunikationsplanen är det naturliga nästa steget efter att strategin är formulerad.
Vad innehåller en kommunikationsstrategi?
Vi har konstaterat att strategin ska besvara frågorna ”varför” och ”vad”. Så vilka punkter bör då ingå? Det kan såklart skilja sig åt beroende på vilken verksamhet man bedriver som bolag, men några generella punkter finns det:
- Nulägesanalys: Var befinner ni er just nu? En klassisk SWOT-analys fungerar alldeles utmärkt att börja med.
- Målgruppen: En beskrivning av målgruppen, vilka de är och hur de tänker.
- Budskap: Vilka är era huvudbudskap och potentiella sub-budskap till dessa?
- Kommunikationsmål: Beskriv vad det är kommunikationen förväntas uppnå, gärna uppdelat per budskap.
- Kanaler: I vilka kanaler rör sig er målgrupp och vad karaktäriserar de olika kanalerna?
Vad innehåller en kommunikationsplan?
Planen är som sagt mer konkret och beskriver hur saker och ting ska utföras. Den beskrivet vilket innehåll som ska produceras och när det ska publiceras i respektive kanal. Planen kan också beskriva vilka resurser som behövs för att genomföra planen, såsom personal, material och budget.
Kommunikationsplanen bör också ange vad som ska mätas samt hur det ska mätas. Hur vet ni att ni har nått kommunikationsmålen? Det kan handla om antalet följare i sociala medier, webbplatstrafik, nöjd-kund-index, varumärkeskännedom eller andra mätpunkter som är relevanta för vad som kommuniceras.
LÄS MER: Byggmax valde JMW Golin genom AgencyMatch
Viktigast är att ni är överens
I slutändan är det viktigaste att du som inköpare och byrån du anlitar är överens om vad leveransen ska innehålla. Det är bättre att vara övertydlig och att dra det ett extra varv än att förutsätta att ni talar samma språk.
I varje byråvalsprocess vi gör ställer vi frågan till kunden: Vad var det som gjorde att ditt förra byråsamarbete inte fungerade? Allt för ofta får vi svaret att det som levererats inte motsvarade förväntningarna. Beror det på att byrån var dålig? Sannolikt inte! Snarare beror det oftast på att kund och byrå haft olika uppfattningar eller föreställningar om vad en leverans skulle innehålla. Just därför ska du som kund be byrån att tydligt specificera vad som kommer levereras i slutet av projektet. Är det ett strategidokument? Vad innehåller det dokumentet? Är det en plan? Hur detaljerad är planen?
Ni som är byrå ska se till att kunden har förstått vad ni kommer att leverera, hur det kommer att levereras och vad som är syftet. Ni måste helt enkelt vara överens om innehållet. Svårare än så är det inte. Det här gäller inte bara en kommunikationsstrategi eller kommunikationsplan, utan alla typer av projekt.
Det handlar om att ta ett extra kort möte och ställa de där frågorna som kanske känns självklara men som inte alltid är det. Gör ni de lägger ni en mycket starkare grund för ett framgångsrikt projekt. Just do it!
