Guide: Så skriver du en riktigt bra brief

Oavsett om du ska utveckla en ny webbplats, se över varumärket eller ta fram den nya digitala strategin är en genomtänkt och strukturerad brief där du måste börja. Att formulera en brief kan ta lite tid men kommer att vara väl värt det i slutändan då du säkerställer att det du kommunicerar till byrån ligger i linje med vad du vill åstadkomma. Att tro eller förvänta sig att byrån ska kunna gissa sig till vad det är du behöver är ett stort misstag.

I din brief vill du vara så tydlig som möjligt. Undvik irrelevant information som inte har med projektet att göra men säkerställ också att du har fått med alla detaljer som är avgörande för projektet.

Oavsett om du briefar en byrå som en del av en byråvalsprocess eller som en del i ett befintligt samarbete ska du alltid ta ett möte med byrån syfte att säkerställa att det du beskrivit i briefen tagits emot på rätt sätt. Ge byrån möjligheten att ställa frågor kring briefen för att undvika missförstånd.

Så, för att ge dig förutsättningar att skapa en riktigt bra brief har vi listat de rubriker din brief bör innehålla:

Beskrivning av företaget

Beskriv företaget och er verksamhet på ett sätt som hjälper byrån att sätta sig in i er affär. Du kan kortfattat gå in på er historia, ge en beskrivning av era produkter eller tjänster, er affärsmodell och hur ni arbetar.

Sammanfattning av projektet

Varför är ni i behov av en byrås tjänster just nu? Vad är det ni behöver? Sammanfatta vad det är ni behöver från byrån.

Syfte

Att skilja på syfte och mål är svårt för många. Men tänk såhär: Syftet beskriver varför någonting ska göras, vad som är motivet. Målet beskriver resultatet du vill uppnå, det är konkret och bör vara mätbart.

När du beskriver syftet med projektet kan du utgå ifrån vilka utmaningar det är du vill lösa med byråns hjälp. För att inte låsa fast projektet eller hamna på fel spår ska du dock undvika att beskriva vad du tror är lösningen. Det är det du ska komma fram till tillsammans med byrån.

Mål

Vilka är målen med projektet? Är det att öka försäljningen av en viss vara? Att öka trafiken till hemsidan? Att förändra uppfattningen om delar av ert företag? Få fler följare i sociala medier? Var noga med att beskriva dina mål i termer som är mätbara. Exempelvis: ”Målet är att öka antalet följare på Facebook från 35 000 till 45 000” eller ”Målet är att öka antalet nöjda kunder i våra kundundersökningar från 60 % till 80 %”.

Målgrupp

Vilka är era målgrupper? Vilka är deras egenskaper? Har de beteenden som ni vill förändra genom projektet? Vad förväntar sig målgrupperna av er? Vad vet ni mer om målgrupperna? Vilka stöd finns för kunskaperna om målgrupperna? Finns det nya målgrupper som ni vill nå ut till genom projektet?

Varumärket

För att ge byrån en tydlig bild av hur ni kommunicerar idag är det viktigt att du beskriver varumärket och dess egenskaper. Vilken är er position? Vilken tonalitet har ni? Vilka budskap arbetar ni med och varför? Vilka grafiska riktlinjer följer ni? Förse gärna byrån med er befintliga varumärkesplattform.

Budget

Att inkludera budget i briefen är avgörande för att du ska få förslag som ligger i linje med dina förutsättningar. Om du utelämnar budgeten riskerar du att få förslag som är i helt fel prisklass, vilket är slöseri med både din och byråns tid.

Tidplan

Vad är deadline för projektet? Finns det milstolpar i projektet som ni måste nå längs vägen? Hänger projektet ihop med andra aktiviteter ni arbetar med just nu och som därför måste synkroniseras?

Projektgrupp

Var tydlig med vem som bär ansvar för projektet hos er och som därför är beslutsfattare. Beskriv också vilka övriga personer hos er som är involverade i projektet och vilka deras roller kommer att vara.

Offertstruktur

Om projektet inte är en del av ett befintligt avtal med byrån utan ska offereras är det klokt att ange en struktur som offerten ska följa. Detta är särskilt viktigt om du ska utvärdera offerter från flera olika byråer. Exempel på rubriker i offerstrukturen:

• Sammanfattning – Be byrån ge en kortfattad beskrivning av offertens innehåll och föreslagen väg till att genomföra projektet
• Leverantören – Be byrån ge en kortfattad beskrivning av byrån med, för uppdraget, relevanta punkter
• Arbetsgrupp – Be byrån beskriva föreslagen arbetsgrupp. Nyckelpersoner ska lämna CV:n.
• Lösningsförslag – Be byrån beskriva föreslagen lösning och hur processerna ser ut för att komma i mål
• Projektplan – Be byrån beskriv projektplanen i detalj, med milstolpar och eventuella delleveranser. Viktigt! Be också byrån estimera vilken insats som krävs från er under projektet.
• Avgränsningar – Vad ingår inte offerten?
• Projektavslut – Hur ser godkännandeprocessen ut och hur går överlämningen till?

En enklare väg till till din brief

Genom att använda dig av den här guiden kommer din brief att bli både noggrann och genomtänkt. Det kommer att spara dig både tid och pengar.

I AgencyMatch får du hjälp med att formulera din brief direkt i verktyget. Du beskriver enkelt dina behov genom att besvara ett antal frågor. Det hjälper inte bara oss att förstå vad du vill uppnå, utan också dig att konkretisera vad det är du vill åstadkomma. Klicka här för att komma igång!

Lycka till!